Learning on the Job in der Verwaltung: Warum digitale Kompetenzen im Arbeitsalltag entstehen

Digitale Kompetenzen entstehen nicht, indem Beschäftigte einmalig an einer Schulung teilnehmen. Sie entstehen dort, wo Menschen digitale Anforderungen mit ihrer eigenen Arbeit verbinden, konkrete Ziele verfolgen, Neues ausprobieren und Erfahrungen mit anderen reflektieren.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist das entscheidend. Denn digitale Verwaltung wird nicht allein durch neue Fachverfahren, digitale Akten oder Online-Portale besser. Sie wird besser, wenn Beschäftigte digitale Situationen im Alltag sicher, kritisch und verantwortungsvoll bewältigen können.

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Wirksames Lernen in der öffentlichen Hand entsteht durch Anschlussfähigkeit.

Das klingt einfach, verändert aber den Blick auf Weiterbildung grundlegend. Denn Lernen wirkt nicht, wenn es irgendwo neben der Arbeit stattfindet. Es wirkt, wenn es an echte Aufgaben, konkrete Rollen und die Realität des Verwaltungsalltags anschließt.

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Warum Lernen oft nicht dort wirkt, wo es wirken soll

Viele Verwaltungen investieren bereits in digitale Weiterbildung. Es gibt Schulungen, Webinare, E-Learnings oder Einführungen in neue Tools. Diese Formate sind nicht falsch. Sie können Orientierung geben, Wissen vermitteln underste Impulse setzen.

Aber sie lösen ein zentrales Problem nicht automatisch: den Transfer in denArbeitsalltag.

Beschäftigte nehmen an einer Schulung teil, hören etwas über digitale Zusammenarbeit, Datenschutz, Informationssicherheit oder ein neues System. Danach kehren sie an ihren Arbeitsplatz zurück. Dort warten Vorgänge, Fristen,Zuständigkeiten, Rückfragen, Abstimmungen und gewachsene Routinen

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Und genau dort entscheidet sich, ob Lernen wirklich wirkt.

Denn eine Schulung beantwortet nicht immer die wichtigste Frage: Was bedeutet das konkret für meine Arbeit?

Wenn diese Verbindung fehlt, bleibt Lernen abstrakt. Dann entsteht vielleicht Wissen, aber noch keine Handlungssicherheit. Beschäftigte wissen, dass ein Thema wichtig ist, aber nicht unbedingt, wie sie es in ihrem eigenen Arbeitsbereich anwenden können.

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Deshalb gilt: Lernen in der öffentlichen Hand scheitert nicht anMenschen, sondern an Konzepten ohne Realitätsbezug.

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Was Learning on the Job anders macht

Learning on the Job setzt genau dort an, wo digitale Anforderungen tatsächlich entstehen: im Arbeitsalltag.

Es geht nicht darum, Beschäftigte einfach „nebenbei“ lernen zu lassen. Und es bedeutet auch nicht, dass Menschen sich alles allein aneignen müssen. Learning on the Job heißt: Lernen wird mit echten Aufgaben verbunden. Beschäftigte oder Teams bearbeiten ein Thema, das für ihre Arbeit relevant ist, setzen sich ein konkretes Ziel, probieren Lösungen aus und reflektieren, wasfunktioniert.

Ganz praktisch:  

Ein Team merkt zum Beispiel, dass digitale Abstimmungen unübersichtlich geworden sind. Informationen liegen in E-Mails, Chatverläufen und gemeinsamen Dokumenten verteilt. Entscheidungen sind nicht immer nachvollziehbar. Statt eine allgemeine Schulung zu digitaler Zusammenarbeit zu besuchen, setzt sich das Team ein konkretes Ziel: Wir möchten festlegen, welche digitalen Kommunikationswege wir für welche Art von Abstimmung nutzen.

Oder eine Abteilung stellt fest, dass Bürger:inneninformationen zwar fachlich korrekt sind, aber zu kompliziert wirken. Das Lernziel könnte dann lauten: Wir möchten Informationen so überarbeiten, dass die wichtigsten Schritte auf einen Blick verständlich werden.

Oder Beschäftigte möchten sicherer im Umgang mit sensiblen Daten werden. Dann geht es nicht nur um eine abstrakte Datenschutzschulung, sondern um konkrete Fragen aus dem Alltag: Welche Informationen dürfen über welchen Kanal geteilt werden? Was gehört nicht in eine E-Mail? Wo brauchen wir klarere Routinen?

So wird Lernen anschlussfähig. Es beginnt nicht beim Schulungskatalog, sondern bei der Frage: Welche digitalen Anforderungen prägen unsere Arbeit gerade wirklich?

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Digitale Kompetenzen brauchen konkrete Lernziele

Digitale Kompetenzentwicklung bleibt oft unklar, wenn das Ziel nur lautet: Wir müssen digitaler werden.

Denn „digitaler werden“ ist kein Lernziel. Es ist zu groß, zu ungenau und zu weit weg vom Alltag. Konkreter wird es, wenn Beschäftigte und Teams eigeneZiele formulieren.

Zum Beispiel:

• Ich möchte digitale Informationen in meinem Arbeitsbereich besser strukturieren.
• Wir möchten unsere digitalen Abstimmungen verbindlicher organisieren.
• Ich möchte sicherer entscheiden können, welche Daten ich über welche Kanäle teilen darf.
• Wir möchten interne Anleitungen so überarbeiten, dass Kolleg:innen sie schneller anwenden können.

Solche Ziele machen Lernen greifbar. Sie zeigen, woran gearbeitet wird, warum es relevant ist und woran später erkennbar wird, dass sich etwas verbessert hat.

Genau hier kann auch DigComp als Orientierung helfen. Der europäische Referenzrahmen beschreibt verschiedene Bereiche digitaler Kompetenz, zum Beispiel Informationen und Daten, Kommunikation und Zusammenarbeit, digitale Inhalte sowie Sicherheit. Für die Verwaltung ist dieser Rahmen hilfreich, weil er digitale Kompetenz nicht auf Tool-Bedienung reduziert.

Aber auch hier gilt: Ein Kompetenzmodell allein verändert noch keine Praxis. Es wird erst wirksam, wenn daraus konkrete Lernvorhaben entstehen.

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Warum Lernbegleitung dabei so wichtig ist

Eigenständiges Lernen klingt gut. In der Praxis ist es aber anspruchsvoll.

Beschäftigte sollen ein Thema auswählen, ein Ziel formulieren, passende Schritte planen, Informationen einordnen, etwas ausprobieren, Erfahrungen sammeln und daraus neue Routinen entwickeln. Das passiert nicht einfach automatisch. Vor allem nicht in einem Arbeitsalltag, der ohnehin dicht getaktet ist.

Deshalb braucht Learning on the Job Lernbegleitung.

Lernbegleitung bedeutet: Lernprozesse im Arbeitsalltag werden professionell unterstützt. Eine Lernbegleitung hilft dabei, aus einem allgemeinen Thema ein konkretes Lernziel zu machen, realistische Schritte zu planen, dranzubleiben, Erfahrungen zu reflektieren und Ergebnisse in die Praxis zu übertragen.

Sie nimmt den Beschäftigten das Lernen nicht ab. Aber sie gibt Struktur.

Das ist ein wichtiger Unterschied. Learning on the Job ist kein „Macht mal selbst“. Es ist selbstgesteuertes Lernen mit einem Rahmen, der Orientierung, Reflexion und Verbindlichkeit schafft.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist das wichtig. Denn hier treffen digitale Veränderungen auf klare Zuständigkeiten, rechtliche Anforderungen, Fachverfahren und sensible Daten. Lernen darf deshalb nicht beliebig sein. Es muss zur Arbeitsrealität passen.

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Austausch macht Lernen wirksamer

Digitale Arbeit ist selten eine reine Einzelleistung. Informationen werden geteilt, Vorgänge gemeinsam bearbeitet, Entscheidungen dokumentiert und Abstimmungen über verschiedene Kanäle organisiert.

Deshalb sollte auch digitale Kompetenzentwicklung nicht nur individuell gedacht werden.

Wenn Beschäftigte ihre Erfahrungen teilen, entsteht gemeinsames Lernen. Ein Team merkt, welche digitalen Routinen funktionieren. Kolleg:innen erfahren, wie andere mit ähnlichen Fragen umgehen. Unsicherheiten werden nicht einzelnen Personen zugeschoben, sondern gemeinsam bearbeitet.

Das kann in kurzen Reflexionsrunden passieren, in Lernzirkeln, in Teamformaten oder in bereichsübergreifendem Austausch. Wichtig ist nicht die Methode. Wichtig ist, dass Lernen sichtbar wird und an die Praxis anschließt.

So entsteht Schritt für Schritt eine Lernkultur. Nicht durch große Ankündigungen, sondern durch wiederholte Erfahrungen: Lernen hilft uns, unsere Arbeit besser zu machen.

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Was bedeutet das für Verwaltungen?

Wenn Verwaltungen digitale Kompetenzen stärken wollen, sollten sie nicht nur fragen: Welche Schulung brauchen wir?

Hilfreicher ist oft die Frage: Wo brauchen wir im Arbeitsalltag mehr digitale Handlungssicherheit?

Aus dieser Frage entstehen bessere Lernprozesse. Denn sie verbindet Kompetenzentwicklung mit echten Aufgaben. Sie macht sichtbar, wo Beschäftigte Unterstützung brauchen. Und sie hilft Teams, an Themen zu arbeiten, die für ihre Arbeit tatsächlich relevant sind.

Learning on the Job bedeutet deshalb nicht weniger Lernen. Es bedeutet wirksameres Lernen.

Weg vom Lernen auf Vorrat. Hin zu Lernprozessen, die dort stattfinden, wo digitale Kompetenzen gebraucht werden: in Vorgängen, in Kommunikation, in Entscheidungen, in Zusammenarbeit und im verantwortungsvollen Umgang mit Informationen.

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Fazit: Lernen muss zur Verwaltung passen

Digitale Kompetenzen sind für die öffentliche Verwaltung keine Zusatzqualifikation. Sie gehören zur Grundlage moderner Verwaltungsarbeit.

Doch sie entstehen nicht nachhaltig durch einmalige Schulungen oderallgemeine Wissensvermittlung. Sie entstehen, wenn Lernen an die Arbeitsrealität anschließt.

Wirksames Lernen in der öffentlichen Handentsteht durch Anschlussfähigkeit.

Und genau deshalb sollten Verwaltungen Lernkonzepte stärker vom Alltag her denken. Nicht die Beschäftigten sind das Problem, wenn digitale Weiterbildungnicht wirkt. Häufig sind es Lernkonzepte, die zu wenig mit den tatsächlichenAufgaben, Rollen und Verantwortungssituationen zu tun haben.

Learning on the Job bietet dafür einen anderen Zugang. Beschäftigte undTeams setzen sich konkrete Ziele, arbeiten an echten Themen, tauschen Erfahrungen aus und werden dabei begleitet.

So wird digitale Kompetenzentwicklung nicht zum Zusatzprogramm. Sie wird Teil professioneller Verwaltungsarbeit.

Digitale Kompetenzen entstehen dort, wo Lernen zur Arbeit passt.

Verwaltungen, die Lernprozesse stärker an echten Aufgaben, konkreten Rollen und digitalen Anforderungen ausrichten, schaffen mehr als Weiterbildung. Sie stärken Handlungssicherheit, Zusammenarbeit und eine Lernkultur, die Veränderung tragfähig macht.

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